Fatturazione elettronica, come funziona

Se ne parla da molto tempo, e fra rinvii e proteste, finalmente ci siamo: dal primo gennaio 2019 la fattura cartacea, inviata tramite pdf o posta, non ha più valore legale nei rapporti fra privati e sono ammesse solo fatture digitali, in formato XML.

Anche l’invio delle stesse dovrà avvenire in modo univoco, attraverso il sistema di interscambio SdI, gestito dall’Agenzia delle Entrate. Per molti, non sarà una novità in senso assoluto: già dal 31 Marzo 2015, infatti, tutte le fatture aventi come destinatario la Pubblica amministrazione, sono emesse esclusivamente in formato elettronico.

Per tutti gli altri, tuttavia, si tratta sicuramente di un cambio radicale di abitudini. Il susseguirsi di rinvii, talvolta accompagnati da informazioni contraddittorie, non ha certo aiutato. Cercheremo quindi, nel corso di questo articolo, di fugare qualche residuo dubbio e di offrire un quadro di insieme del mercato afferente ai software di fatturazione elettronica.

Il quadro generale

Prima di tutto vediamo quali soggetti non sono soggetti all’obbligo di emettere fattura elettronica:
• gli operatori sanitari (per esempio, aziende ospedaliere, aziende sanitarie locali, ma anche gli iscritti all’albo dei Medici Chirurghi).
• Le partite IVA aderenti al regime forfettario e vecchi minimi (ricordiamo che, per il 2019, la soglia è di 65000 euro);
• gli agricoltori in regime speciale;
• I soggetti esteri, non stabiliti in Italia.

Tutti questi soggetti, pur non avendo obbligo di emissione, possono comunque scegliere di migrare ad un sistema di fattura elettronica. Una scelta che, forse, vale la pena comunque di prendere in considerazione. Va infatti ricordato che le fatture elettroniche, al pari delle tradizionali, sono sia in entrata che in uscita. Quindi, anche i soggetti esenti, con tutta probabilità si troveranno a ricevere e gestire fatture elettroniche da parte di terzi, fornitori o altri soggetti. La maggior semplicità di aver a che fare con un unico modus operandi, alla lunga potrebbe essere determinante.

Per tutti gli altri si comincia quindi dal primo gennaio 2019. Per agevolare il passaggio da carta a digitale, l’Agenzia delle entrate ha saggiamente previsto un regime transitorio, per i due semestri del 2019.

In pratica, da gennaio a giugno la fattura elettronica dovrà essere predisposta e trasmessa allo Sdi entro la scadenza della liquidazione periodica dell’Iva (mensile o trimestrale che sia).

In seguito, e quindi da luglio, la fattura dovrà essere emessa e trasmessa allo stesso Sdi entro dieci giorni dall’operazione. Il tempo per abituarcisi, quindi, non manca. Inutile negarlo: un dispositivo di legge, che imponga nuove modalità amministrative e (quasi sempre) anche un cambio di software, per molte PMI risulta indigesto.

Al netto di polemiche sterili, quando non interessate, un dato emerge su tutti: i 35 miliardi di evasione di IVA annui. Un ben poco invidiabile record europeo, a fronte del quale è comprensibile lo sforzo del legislatore per mitigare questo dilagante fenomeno.

Parlare in termini solo negativi della fattura elettronica, sarebbe tuttavia errato. Anche per i destinatari del provvedimento, e cioè le partite IVA, esistono indubbi benefici. Prima di tutto, l’SdI verifica automaticamente la correttezza formale del documento emesso.

Riceveremo, quindi, una comunicazione di scarto, laddove avessimo commesso errori formali. E potremo riemettere lo stesso documento, con analoga numerazione, senza dover fare nota credito. Tempo risparmiato, e anche quello è denaro (soprattutto in una PMI).

Ovviamente, l’SdI non entra nel merito del contenuto: se (ad esempio) avessimo sbagliato importi o quantità, dovremo emettere nota credito, seguita da una nuova fattura con numerazione differente.

La scomparsa della fattura cartacea, sicuramente, porta con sè un enorme risparmio in termini di carta, e di spazi fisici: alzi la mano, il piccolo imprenditore che non ha sempre detestato il dover tenere copia cartacea di tutte le fatture emesse per ben 10 anni. Siamo anche certi, molti apprezzeranno la riduzione di due anni del periodo massimo per un accertamento fiscale.

Le istruzioni dell’Agenzia delle Entrate

Quindi, in cosa consiste la fattura elettronica? La fattura elettronica è un documento informatico, elaborato in formato strutturato , seguendo il tracciato XML (eXtensible Mark-up Language) messo a disposizione da Sogei, Società di proprietà del Ministero dell’Economia e delle Finanze.

Questo documento informatico, compilato secondo le specifiche predisposte dall’Agenzia delle Entrate, viene inviato per via telematica alla piattaforma SdI. Questa, a propria volta, come un postino tradizionale, recapiterà il documento al destinatario, oppure (ove sprovvisto di PEC), renderà disponibile il documento per il download da parte del destinatario stesso.

Come indicato dalla Agenzia delle Entrate stessa, i requisiti indispensabili sono piuttosto ovvi: un PC, uno smartphone o un tablet per la parte hardware; un programma (software) che consenta la compilazione del file della fattura nel formato XML. La teoria non è quindi particolarmente complessa. La parte pratica, come vedremo, presenta diverse “sfide” da affrontare, soprattutto per chi (ancora oggi non pochi) non è particolarmente avvezzo allo strumento informatico in sé.

Vediamo, quindi, quali sono gli scenari disponibili, e una serie di soluzioni software adatte allo scopo.

Prima di tutto, l’Agenzia delle entrate stessa ha predisposto una serie di servizi gratuiti per predisporre, trasmettere, consultare e conservare le fatture elettroniche.

Sono adatti principalmente a professionisti o microimprese:
• Una procedura web, atta a predisporre la fattura; inoltre permette anche di trasmettere le fatture elettroniche. Per utilizzare questa procedura è necessario effettuare l’accesso al portale Fatture e Corrispettivi
• Un software di compilazione Fattura Elettronica, con relativa guida, scaricabile da qui. Il software, in grado di produrre e salvare le fatture nel formato corretto, non consente tuttavia l’invio del documento creato.
• Infine, una app denominata Fatturae, disponibile negli store IOS o Android. Questa procedura consente anche di trasmettere le fatture elettroniche. A oggi, come facilmente riscontrabile dai relativi store, questa app non sta certo riscuotendo grandi consensi, probabilmente anche per via dei difetti di gioventù.

Se da un lato non possiamo criticare una iniziativa volta ad aiutare la platea delle partite IVA, dall’altro va detto che difficilmente una PMI troverà sufficienti per le proprie esigenze i tool. Certamente, esistono anche molte partite IVA che emettono un numero davvero esigue di fatture annue, e che non usano neppure ora un vero software di fatturazione elettronica; per queste realtà, un primo approccio potrebbe avvenire proprio con questi strumenti gratuiti.
Per tutti gli altri utenti, si aprono ovviamente scenari diversi, e la necessità di un software (in cloud o on premise) sicuramente è ineludibile.